Már nagyon sokszor elhatároztam, hogy holnaptól (!) jobban beosztom az időmet, és minden rám váró feladatot elintézek szépen, sorban. Nem hagyom, hogy elterelődjön a figyelmem, és azt sem, hogy egyre csak gyűljön a sok teendő, míg én még mindig az első feladat elkezdésén gondolkozom. Vagy elaprózzam magam és elvesszek az elintéznivalók sűrűjében, stresszelve és kapkodva – hogy aztán este áttoljam a feladatok nagy részét a következő napra. Azon túl, hogy profi halogató vagyok, sokszor azzal is meggyűlik a bajom, hogy hogyan osszam be az időmet.
Néha sikerül mindent katonásan, rendszerbe varázsolnom, máskor meg nem értem, hogy telhetett el már a fél nap, amikor az előbb reggeliztem. Csak még egy korty kávé, csak még elszaladok valamiért a boltba… És máris borul az egész napirend.
Az úgynevezett „időgazdálkodás” (angolul „time managment”) valami olyasmit jelent, hogy megszervezzük és megtervezzük az egyes feladatokra szánt időt és a két tevékenység között eltelő időszakot egyaránt. A megfelelő időgazdálkodás lehetővé teszi, hogy jobb teljesítménnyel – és nem keményebben – dolgozzunk. Segítségével
kevesebb idő alatt hatékonyabbak lehetünk még akkor is, ha szorít a határidő vagy nagy a nyomás rajtunk.
Vagyis a siker egyik kulcsa abban rejlik, hogy hogyan kezeljük időnket. Fontos azonban megjegyezni, hogy ha valaki nagyon elfoglalt, még nem jelenti azt, hogy hatékony is. Egyszerűen csak sok dolgot kell megoldania, vagy elaprózza magát ahelyett, hogy egy jó időbeosztással produktívabb lenne. Azt mondják a szakemberek, hogy a megfelelő időgazdálkodás előnye többek között az, hogy csökkenthetjük vele a mindennapi stresszt, hiszen haladunk a feladatainkkal, ráadásul hatékonyabbak vagyunk, nem aggódunk azon, hogy mi vár még ránk, és főleg, hogy lesz-e rá időnk. A másik jótékony következménye, hogy több időnk maradhat a kötelező elintéznivalók mellett azokra a dolgokra, amit igazán szívesen csinálunk. Például a pihenésre, a családra, a barátokra. Ha jól gazdálkodunk az időnkkel, az a főnökünknek is feltűnhet, elismerésre adhat okot. Nyugodtabban, nagyobb bizalommal bízhatnak ránk különböző feladatokat, hatékony munkaerővé válhatunk általa. És közvetlen módon vagy közvetetten, de
a jó időgazdálkodás segíthet abban, hogy rövidebb idő alatt elérjük a kitűzött céljainkat; legyen az a hatékonyabb hétköznap vagy a több szabadidő.
Végignézve a megfelelő időgazdálkodás egyes pontjait, rögtön tudtam, hol rontom el minden egyes alkalommal.
1. Kezdjük korán a napot. Ilyenkor ugyanis frissek vagyunk, még csendes a ház, van néhány nyugodt percünk, fél óránk vagy egy egész arra, hogy összeszedjük a gondolatainkat, felkészüljünk az előttünk álló napra. Ezzel nincs is problémám, a korán kelés sosem okozott gondot, szeretem a lehetőségekkel teli reggelek nyugalmát. És a kávét. Így jöhetett is a következő pont.
2. Állítsunk sorrendet a feladatok között. A fontos és sürgős tennivalókat vegyük a lista elejére, a halaszthatóbbakat a végére. A napirendünkben olyan helyre tegyük a halaszthatatlan teendőket, amikor biztos, hogy el tudjuk végezni, meg tudjuk csinálni, amit kell. Ha tartjuk a rendet, nem baj, ha a kevésbé fontosak közül egy-egy másnapra halasztódik – amiatt nem fogunk annyira stresszelni, mint egy elintézetlen, de fontos dolog miatt. Ez a pont is bevált, súlyozom a feladatokat: a kellemetlenekkel, mint egy ragtapasszal, igyekszem gyorsan végezni. A sürgős és fontos dolgok előnyt élveznek, azok megoldásától függően iktatom be a napomba a többi tennivalót.
3. Ne halogassunk, vágjunk bele minél előbb! Nálam sajnos itt csúszik el a rendszer. Egyre többször sikerül a sarkamra állni és időhúzás nélkül belekezdeni a munkába, de azért vissza-visszacsúszok a halogatás csapdájába. Pedig nagy igazság, hogy minél hamarabb kezdjük, annál hamarabb jutunk a végére!
Nem szabad megtorpanni, csak mert nehéznek vagy bonyolultnak tűnik valami. Kisebb részekre, könnyebb állomásokra kell bontani, és már nem is olyan félelmetes.
Emellett érdemes odafigyelni az e-mailekkel, közösségi médiával, cseteléssel, játékkal töltött időre – hasznos lehet ezek idejét is meghatározni és korlátozni. Vagy például a két feladat közötti szünetre beiktatni, de csak röviden, így nem folynak majd ki a percek az ujjaitok között.
4. Tervezzük be a váratlan eseményeket. Ez egy kicsit furcsán hangzik, de érdemes felkészülni arra, hogy bármikor közbejöhet valami, amire nem számítottunk a tervezésnél, például egy megbetegedés, egy megbeszélés, telefonhívás, bármi, ami több figyelmet és időt igényel, mint amennyi szabadidőtök lenne. Érdemes ezért rugalmasan kezelni az ütemtervet. Ne essetek kétségbe, gyorsan készítsetek egy új listát, súlyozva a hátralévő tennivalókat – biztosan akad közöttük olyan, amit el lehet halasztani, vagy egy-két telefonnal meg lehet oldani egy rendkívüli helyzetben.
5. Legyetek gyakorlatiasak és racionálisak. A tervezésnél hagyjatok időt a feladatra, ne szabjátok szűkre a saját határaitokat. Gondoljátok végig alaposan, hogy mit vállaltok el, mire mondtok igent. Ne vállaljátok túl magatokat, de ne is essetek a lustaság csapdájába. Maradjatok ambiciózusak, és törekedjetek a hatékonyságra akár a munkahelyeteken vagytok, akár a házimunkáról van szó. De ha úgy alakul, a nap végi, kisebb súlyú, nem fontos feladatokat nyugodtan engedjétek el, ne stresszeljetek, csak mert inkább pihennétek egy kicsit. Én legalábbis nem teszem.
5 reggeli trükk, ami megalapoz egy jó napot – Teszteltük a tuti tippeket
Egy ideje már foglalkoztat a kérdés, hogyan hozhatnám ki a legtöbbet a reggelekből. Mindig is zavart a tudat, hogy a reggelem minőségén állt vagy bukott az egész nap, de legfőképp az, hogy ennek ellenére rezzenéstelen arccal űztem sportot hosszú éveken át a „rohanjunk!”, „már csak két percem van!”, „hol van az a nyamvadt kulcs?!”, „majd reggelizünk útközben!” típusú stresszes napindításokból. Azt hiszem, lélekben is meg kellett érnem arra, hogy reggeleimbe végre tudatos énidőt, regenerálódást csempésszek.
