4 lépés a hatékony és kiegyensúlyozott hétköznapok felé

Az egyik leggyakoribb hiba, amit elkövetek a hétköznapokban, hogy rosszul osztom be az időmet. Ennek azonban több oka is van, aminek utánajárva rájöttem, nem egyedül én esek ezekbe az alapvető hibákba. Például ébredés után első dolgom, hogy a telefonommal a kezemben már azt nézem, jött-e új és fontos e-mail, majd kapkodva látok hozzá az aznapi teendőimnek, gyorsan elvégzek délelőtt néhányat, hogy úgy érezzem, haladok. A szervezetlenségem olykor igencsak frusztrál, sőt, visszatérő stresszfaktor.

Hajlamosak vagyunk akaratlanul eltorzítani a valóságot, hogy számunkra elfogadhatóbb legyen. Ha nagyon nehéz valamin változtatni, inkább figyelmen kívül hagyjuk a problémát, miközben nem haladunk előre és nem leszünk boldogabbak, legfeljebb csak elhitetjük magunkkal, hogy azok vagyunk. Érdemes olykor megállni, kívülről megvizgsálni az életmódunkat, a mindennapjainkat, és keresni a megoldásokat, hogy minél kevesebb stresszt kelljen elviselnünk. Ilyen lehet akár egy jó időbeosztás vagy a valós öngondoskodás.

1. Nem mindegy, hogy sürgős vagy fontos

Egyszerűnek tűnik, mégis sok csapdát rejthet annak eldöntése, mely feladatokat végezzük el és milyen sorrendben. Legyinthetnénk rá, hiszen úgyis mindet meg kell csinálni, akkor meg nem mindegy a sorrend? Megfigyelték, hogy hajlamosak vagyunk azokat a feladatokat előbb elvégezni, amiről úgy hisszük, sürgősebb, mint azokat, amelyek kevésbé tűnnek annak. Úgy is mondhatnánk, hogy a sürgősség gyakran felülmúlja a fontosságot. Ezért ragadunk le például az e-mailekre való válaszolgatásoknál, mert a levelekre való válasz mindig sürgősnek tűnik, a fontosabb munkát pedig halogatjuk, talán épp holnapra.

Eisenhower amerikai elnök mondása szerint „Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős, az ritkán fontos.”

Nincs kizárva, hogy egy fontos dolgot sürgősen el kell intézni, de általában azért ez nem így van.

Jellemzően a sürgős és nem fontos feladatok elvégzése miatt érezhetjük úgy, hogy nagyon elfoglaltak vagyunk. Pedig egyszerűen csak rosszul használjuk ki az időt. Készíthetünk például egy táblázatot, amiben különböző színekkel jelöljük, mi fontos, mi kevésbé. Ennek segítségével könnyebben be tudjuk osztani az időnket, több jut a fontos dolgokra és kevesebb a többire. Az időbeosztáshoz pedig ragaszkodjunk, ne hagyjuk például, hogy a munkahelyi csetelés belefolyjon más feladatok elintézésére szánt időkeretbe. Ha pedig a fontos dolgokat végezzük el, sokkal elégedettebbek leszünk magukkal, a stresszfaktor pedig csökken.

2. Mennyi időbe kerül?

Persze, az ilyen időbeosztásokat sokszor képtelenség betartani. Könnyen lehet, hogy azért, mert rosszul csináljuk. Az emberek ugyanis hajlamosak arra, hogy egy feladat elvégzéséhez szükséges időt, költséget és erőfeszítést alábecsüljék. Én például rendszeresen ebbe a hibába esem annak ellenére, hogy korábban egy hasonló problémát hosszabb ideig tartott megoldanom: egyszerűen győz az optimizmusom. Másokkal pedig az fordul elő gyakran, hogy valamiért nagyon gyorsan el kellett készülni egy feladattal korábban, és ha sikerült, később hajlamosak úgy tekinteni rá: ezentúl ez mindig menni fog ilyen rövid idő alatt is, és fejben onnantól kezdve arra a feladatra ezt a rekordidőt szánják. Holott az egy feszített munkatempó volt, nyilvánvalóan nem kivitelezhető örökké.

Már az is nagy lépés, ha ezzel tisztában vagyunk és számításba vesszük. Tehát ne csak az optimista, hanem a pesszimista előrejelzésünket is vegyük figyelembe az időbeosztásunkban. De akár egy olyan egyszerű trükköt is alkalmazhatunk, hogy a naptárunkba a valós határidőt három nappal megelőző dátumra írjuk be, így biztosan nem csúszunk meg vele, vagy ha mégis, még mindig van három napunk befejezni!

Van, akinél működik, mint a tíz perccel előreállított óra reggel: tudja fejben, hogy tíz perccel előre van állítva az óra, mégis hat rá a látvány, és tartja a tempót.

Más viszont pontosan tisztában van a valós idővel és határidővel, így nem műkődik nála ez a megoldás.

3. A Zeigarnik-hatás

Ez a nem mindennapi elnevezés egy olyan jelenséget takar, ami szerint hajlamosak vagyunk a befejezetlen feladatokra könnyebben visszaemlékezni, mint azokra, amiket elvégeztünk. A Zeigarnik-hatást tudatosan használják például a tévésorozatok forgatókönyveiben is a nézők érdeklődésének fenntartása érdekében. Egy másik példa szerint

az a diák, aki megszakítja a tanulási folyamatot egy másik tevékenység kedvéért, jobban fog emlékezni a tananyagra, mint az, aki szünet nélkül fejezi be a tanulást.

Ha azonban munkáról van szó, jobb nem emlékezni rá otthon: tehát fejezzük be feladatokat, mert az nyugalommal fog eltölteni, hogy amiben ma benne voltunk, az készen van, a holnapi feladat pedig a holnapé. Ha azonban nem fejeztünk be egy feladatot, és inkább egy másikba is belekezdtünk, nem születik elégedettségérzetünk, hanem tovább zakatol bennünk az adott tevékenység.

A be nem fejezett feladatok akaratlanul is ott maradnak a fejünkben, és velünk vannak, amikor hazafelé tartunk, amikor vacsorázunk, amikor a gyerekkel vagy a párunkkal töltenénk az időt, amikor végre elaludnánk. Erre utalhat az a figyelmeztetés is, hogy „ne vidd haza a munkát”. Igyekezzünk minden munkahelyi problémát megoldani, vagy ha marad is belőle, azt hagyjuk az irodában. Legyen erre egy rituálénk, ami segít a kikapcsolódásban, hogy élvezni tudjuk az estét a szeretteink körében.

4. A negatív torzítás

Tetszik vagy sem, hajlamosak vagyunk arra, hogy a nemkívánatos, negatív események jelentősebb hatással legyenek ránk, mint a pozitívak. Ez abban az esetben is igaz, ha a pozitív és a negatív esemény azonos jelentőséggel bír. Erősebb érzelmekkel reagálunk a rosszra, mint a jóra, a veszteség fájdalma is kétszer olyan erős, mint a győzelem öröme. Ennek evolúciós okai vannak, egyszerűen a túlélés érdekében sokkal pontosabban és hatékonyabban kellett emlékeznünk a negatív tapasztalatainkra. Tehát valójában erő, nem gyengeség ez a szemléletmód abban az esetben, ha jól használjuk, és tisztában vagyunk vele:

létezik bennünk egy negatív torzítás, ami befolyásolhatja a döntéshozatalunkat és motivációnkat.

Tehát fel kell ismernünk, hogy éppen pesszimistán látunk valamit. Összpontosítsunk a pozitív eseményekre, éljük meg és idézzük fel őket többször! Ezt például egy hálanapló segítségével könnyen megtehetjük, felidézhetjük minden este, milyen jó események történtek velünk aznap, és mivel kapcsolatban vagyunk elégedettek magunkkal, milyen eredményeket értünk el aznap. A meditáció, a tudatos légzés gyakorlása is erősítheti a pozitív látásmódunkat.