Személyes Alkotmányt írtam, és neked is ajánlom – a hatékony időbeosztásról

Sokan, sokféle időmenedzsment-technikáról írtak már, és talán mindenkinek van kedvence: olyan technika, aminek hála valóban jól be tudja osztani idejét. Számomra Hyrum Smith 1994-ben kiadott könyve adott egy olyan módszert, amely jókorát lendített a napjaim, feladataim szervezésén. Segítségével legyőztem nagy mumusomat, a Halogatást, megtanultam tenni a céljaimért (és csodák csodája, így el is értem őket), ami pedig a legfontosabbnak bizonyult: (szinte) mindennap az elvégzett munka elégedettségével hajtom álomra a fejemet. 

A sikeres időgazdálkodás és életvitel 10 természettörvénye című könyvben ismertetett módszer igen egyszerű, alfája és omegája pedig az úgynevezett Személyes Alkotmány. Tulajdonképpen ez különbözteti meg a többi időgazdálkodás-technikától, és szerintem épp emiatt tud olyan működőképes lenni. Az igazsághoz hozzátartozik: először nem tartottam olyan fontos lépésnek, hogy saját alkotmányt írjak, szinte átlapoztam a könyvben az erről szóló fejezeteket, inkább a konkrét teendőket kerestem a sorok között. De később, amikor a gyakorlatban teszteltem a módszert, megértettem, hogy

épp az alkotmány adja mindennek a sarokkövét.

Az általad írt alkotmány azokat a vezérlő elveket tartalmazza, amelyek a te életedben a legfontosabb értékeket képviselik. Fontos, hogy jelen időben fogalmazd meg, úgy, mintha elmondhatnád magadról, hogy mindezeket a célkitűzéseket sikerült elérned. Például: Jó szülő vagyok. Boldog házasságban élek. Anyagilag független vagyok.

Hogy miért fontos tisztáznod ezeket? Több szempontból is.

Miért írj Személyes Alkotmányt?

Elsődlegesen azért, mert megírásával, ha valóban időt szánsz rá, világossá fog válni, milyen konkrét céljaid vannak. Ha magadban tisztázod, mit szeretnél, majd le is írod mindezt, az erőt adhat, hogy a napi szervezésben is megfelelő hangsúlyt kapjanak feladataid. Ugyanis az alkotmányod megírása után lehet, azt tapasztalod, hogy a vezető értékeidért alig teszel valamit a mindennapokban. Például elképzelhető, hogy számodra az a legfontosabb, hogy boldog házasságban élj, de a napi teendők közepette még arra sem jut időd, hogy leülj beszélgetni a pároddal – akkor nem csupán a célod kerül veszélybe, de az az elégedettség is hiányozni fog, amit akkor érzel, ha aznap tettél valami előrevivőt.

Rendkívül nagy szerepe van, hogy leírva, tisztán lásd magad előtt azokat az értékeket, amelyek voltaképpen

azt mutatják, milyen ember is szeretnél lenni.

Mikor összeszeded saját alkotmányodat, érdemes akár több napon keresztül is nyitva hagyni a jegyzetfüzeted, hiszen lehet, hogy újabb és újabb dolgok jutnak majd eszedbe, amelyeket hozzáírhatsz a listához.

Rangsorolj, majd határozd meg a hosszú távú céljaid!

Ha úgy érzed, hogy kész vagy az alkotmánnyal, akkor rangsorold a listára került értékeket. Ez a későbbiekben nagyon fontos lesz: tegyük fel, hogy alkotmányod első pontjában az áll, hogy jó szülő szeretnél lenni. Az, hogy egészséges és fitt vagy, csak a harmadik pont. Egy nagyon zsúfolt napon a gyerek is megkér, hogy beszélgess vele egy problémájáról, és a barátaid is invitálnak egy túrára. A kettő együtt aznap nem fér bele az időbe, és az ember hajlamos az élvezetesebbet választani – ám amint az alkotmányodra gondolsz, már tudod, hogy a gyerek „programján” kell részt venned.

Ha megvagy a rangsorolással is, akkor az alkotmány egyes pontjai alá írd oda a hosszú távú célokat is. Például: 1.pont: Egészséges vagyok. Az aláírt hosszú távú célok lehetnek ilyenek: Egészségesen étkezem. Ideális a testsúlyom. Naponta mozgok. Rendszeresen járok fogorvoshoz.

Így épül fel ugyanis a Produktivitási Piramis, ami a következőképpen néz ki:

Építkezni mindig alulról kell. Tehát megvannak a vezérlő elveink, ennek fényében határoztuk meg hosszú távú céljainkat. Ezek érdekében tevékenykednünk kell, ezek lesznek a rövid távú céljaink.

Jöhetnek a rövid távú célok

Ha a hosszú távú cél például az ideális testsúly elérése, akkor a rövid távú ez lesz: a héten fél kilogrammot leadok. A napi teendők közé pedig bekerül a bevásárlás vagy a napi edzés. A rövid távú cél tehát lehet hetente megvalósítandó cél, ami akár ismétlődhet is (pl. fél kiló leadása, közös program a párommal, családi társasjáték stb.), ezeket a napi teendők elé felírhatod minden hétfőn. 

Ha így építjük fel a napi feladatlistánkat, akkor a siker felé irányítjuk a lépteinket.

Ugyanis egy olyan cél elérésén munkálkodunk minden egyes nap, ami számunkra a legfontosabb értékek közé tartozik (hiszen benne van az Alkotmányunkban), és nem marad ki a napi teendők közül éppen az, amit a legjobban szeretnénk megvalósítani.

A napi teendők listája  

A napi teendőket így állítsuk össze: írjuk fel, mi minden vár ránk aznap, köztük a céljainkhoz közel vivő feladatokkal. Ezután tegyünk egy „A” betűt azok mellé, amelyeket mindenképp el kell végeznünk – és ebben legyenek benne az Alkotmányunkban szereplő legfontosabb értékekhez kapcsolódó feladatok is. „B” betűt írjunk azok mellé, amelyeket jó lenne aznap elvégezni még, és „C”-t azokhoz, amelyeket még elintéznénk, ha maradna rá idő. Ezután mindhárom kategórián belül állapítsuk meg a fontossági sorrendet: A1, A2, A3, B1, B2… és így tovább.

Lehet, hogy ez macerásnak tűnik, de ha kipróbálod, meglátod, többszörösen visszanyered azt a 10-15 percet, amit erre szánsz. Ahogyan Edwin Bliss írja: „Minél több időt fordítasz egy projekt terveinek elkészítésére, annál kevesebb idő kell a megvalósításához”. Sokkal hatékonyabban, gyorsabban fogod elvégezni a feladatokat, ráadásul egészen biztosan köztük lesz az, ami a fő céljaid felé visz. Ha nem sikerül végezni a listáddal, akkor sincs gond: egyrészt lista nélkül, más módszerrel sem tudtál volna velük végezni, másrészt pedig a legfontosabbakat mindenképp elintézted. A listát próbáld észszerűen összeállítani (nem ő a főnök, hanem te), akár ezzel a módszerrel: saccold meg, mennyi időt vesz igénybe az „A”-feladatok megoldása, és nézd meg, mennyi időd marad. Ezt felezd el (mert úgyis közbe fog jönni ez-az), és a maradék időt oszd fel a többi feladat között.

Kell érte tenni, cserébe nagyon sokat kapsz vissza 

Nagyjából ennyi tehát Hyrum Smith módszere, de amilyen egyszerű, olyan hatékony.

Igen, ki kell lépni hozzá a komfortzónánkból:

időt kell szánni az Alkotmányra, és minden egyes nap kell 10-15 perc a feladatlista összeállítására is. Ráadásul lesznek olyan „A”-feladatok, amelyekhez nagyon nem fog fűlni a fogunk. Mi több, ezekkel kell kezdenünk: le kell nyelni a békát, és megtenni azt, ami nagyon fontos, bármilyen nehéz is legyen: például egy új életmód kialakítását, egy nehéz beszélgetést, régóta halogatott feladatot.

Cserébe azonban rengeteget nyerünk: feladatainkat hatékonyabban végezzük, céljainkhoz egyre közelebb és közelebb kerülünk, és minden este úgy hajthatjuk álomra a fejünket, hogy biztosak vagyunk abban, hogy legfontosabb értékeinkért cselekedtünk. Felbecsülhetetlen érzés!