Pomodoro és blokkba osztás: a hatékony emberek 4 kipróbált technikája

Alighanem profi halogató vagyok. S bár Pató Pál sosem volt a példaképem, mégis sokszor legyintek én is az előttem álló feladatokra, és ha nem is mondom, hogy „ejj, ráérünk arra még”, úgy érzem. Csinálok még egy kávét, átnézem a hírfolyamot, felporszívózok, elmosogatok, szellőztetek, sétálok egy nagyot, bevásárolok, mosok, főzök, megint mosogatok, olvasok, írok, beszélgetek… Hogy amikor már tényleg a nyakamon a határidő, gombóccal a gyomromban kapkodjam a fejem, aggódjak és idegeskedjek, hogy vajon elkészülök-e a halogatott feladatokkal, telefonálok-e végre, regisztrálok, rákérdezek, megválaszolom, kifizetem, befizetem, elintézem, megszervezem...

Megszámolni sem tudom, hányszor próbáltam elejét venni az elszalasztott idő miatti stressznek. Olykor sikerül is, néhány napig elképesztően hatékony vagyok. Aztán közbejön valami, például egy váratlan esemény eltereli a figyelmem és megint jön a halogatás, a „van még idő” és a „majd holnap”.

De akkor sem adom fel, hiszen több olyan módszert kitaláltak már a szakemberek, amik segítségével praktikusan beosztható az idő – ezek közül válogattam össze néhányat, hátha ti is hasznát veszitek valamelyiknek a dolgos hétköznapok közepette, vagy éppen az ünnepi készülődés hajrájában.

Blokkokra osztott idő

Ez azt jelenti, hogy egy meghatározott időszakot, például egy napot blokkokra osztunk fel aszerint, hogy mely feladatokra mennyi időt szánunk. A feladatok között persze mindig vannak olyanok, amiket el kell végezni, és vannak olyanok, amik halaszthatók vagy előre nem láthatók. Érdemes előbb azokat beilleszteni az órarendünkbe, amelyeket muszáj megcsinálni.

Például ha van egy körülbelül 2 órás munkánk, akkor eszerint tervezzünk vele, és a nagyobb, fontosabb feladatokat tegyük minél korábbra. Így egyrészt biztos, hogy végzünk velük, másrészt ha közbejön egy telefonhívás vagy egy előre nem bejelentett megbeszélés, még akkor sem borul fel (annyira) a napi terv.

Előnye ennek a módszernek, hogy segít előre meghatározni az egész napi teendőket, ha a kötelezőket előre soroljuk, azok nagy eséllyel valóban megvalósulnak. Hátránya azonban, hogy kötött és naponta akár több kisebb határidővel kell számolnunk, ami extra stresszt jelenthet számunkra. Ennek ellenére működik, ha kellően fegyelmezetten állunk a napirendünkhöz!

A „legfontosabb feladat” módszere

Ennek az a lényege, hogy csak arra koncentráljunk, ami valóban fontos. Ahelyett, hogy összeírnánk egy szoros napi tervet, amiben a fontos feladatok mellett helyet kapnak az apróbbak is, ez a technika arra ösztönöz, hogy válasszuk ki maximum 3 legfontosabb dolgot, amit meg kell csinálnunk, és ezeket mindenképp végezzük el, bármi is történjen aznap.

Ez nem azt jelenti, hogy naponta mindig csak legfeljebb három feladatot végzünk el, lehet többet is, de a három legfontosabbat mindenáron meg kell csinálni, a többi csak ezek után következhet. Nincs telefon, nincs beszélgetés, nincs „csak egy e-mail”, kizárólag az a maximum három feladat létezik. Érdemes ezeket a dolgokat a nap elejére tervezni, s így a kevésbé lényeges teendők maradnak a nap végére.

Előnye, hogy így biztos, minden nap eredményt tudunk felmutatni, hiszen ha minden energiánkkal egy dologra koncentrálunk, kizárt, hogy ne haladjunk vele. Másrészt fontos az is, hogy jól érezzük magunkat – a túlzott erőfeszítés és nagyfokú koncentráció a mentális jólétünk rovására mehet.

A pomodoro-technika

Ennek a módszernek az a lényege, hogy dolgozzunk egy meghatározott ideig, majd tartsunk egy rövid szünetet, és folytassunk a feladatot tovább. Például 25 perc munka után iktassunk be 5 perc szünetet, majd jöhet megint 25 perc munka, újabb 5 perc szünet, és így tovább. Minden negyedik munkablokk után pedig tartsunk hosszabb, 15-30 perces pihenőt. Így napközben meglehetősen hatékonyan haladhatunk a teendőinkkel, a szünetek pedig lehetővé teszik, hogy mentálisan ne terheljen meg bennünket olyan nagyon a munka, mint mondjuk az előző módszer esetében.

Hátránya azonban az, hogy csak a szünetekben foglalkozhatunk mással – ha egy kollégánk megszólítana a munka közben, vagy megcsörrenne a telefonunk, nem zökkenhetünk ki a feladatból, minden mást arra az 5 perces szünetre kell hagynunk (vagy a hosszabb pihenőre). Sokan esküsznek erre a módszerre, rendkívül hatékonynak tartják. Számomra azonban nem vált be, nem tudok ugyanis parancsszóra „visszazökkenni” a munkába, legalább is nagy fegyelem kell hozzá, ami nem mindig áll a rendelkezésemre…

Másfél óra fókusz, fél óra szünet

Ezt a módszert valamivel testhezállóbbnak találtam. Eszerint a 90 perc munkát 30 perc szünet váltja, majd jöhet az újabb 90 perces munka. Ez a technika arra alapoz, hogy az ember szervezete hullámokban működik, ami körülbelül az előbb említett ütemben halad: mintegy másfél órás intenzív blokkot követ egy megközelítőleg fél órás szünet, amikor épp a hullámvölgyben van az energiaszintünk. Ha ez idő alatt a feltöltődésre koncentrálunk, a következő másfél órában ismét rendkívül hatékonyan dolgozhatunk. Előnye hasonló az előző módszerhez, ahogyan a hátránya is ugyanaz, kivéve, hogy ebben az esetben nehezebb megmagyarázni a főnöknek, hogy miért szunyókálunk már másodjára aznap a munkahelyen, pedig mi csak a hullámvölgyben lévő energiaszintünket akarjuk valahogy újból optimalizálni…

A legoptimálisabbnak mégis a különböző módszerek együttes alkalmazása tűnik – személyre szabottan. Vagyis keressük meg a a nap legfontosabb feladatait, és végezzük el azokat a legnagyobb nyugalomban, a legfeszesebb koncentrációval – kisebb-nagyobb szüneteket beiktatva. És ezt alkalmazhatjuk a munkánkon kívül is, akár a házimunkák és a sport ütemezésében. Vagyis ne akarjunk mindent egyszerre, vagy egy nap alatt elintézni, de a számunkra legfontosabbakkal próbáljunk meg időben végezni. A többi talán nem is volt olyan lényeges…